Stevneutvalg

Stevneutvalget har ansvar for at stevner i regi av klubben (approberte/rekruttstevner/klubbstevner), blir arrangert iht. klubbens terminliste (aktivitetsplan). Utvalget skal sikre at stevner blir planlagt og gjennomført på en profesjonell og forskriftsmessig måte i nært samarbeid med FAU, dugnadsutvalg, sponsor- og markedsutvalg, dommerutvalg, tidtakersjef, sportsjef og daglig leder.

Medlemmer

Styret beslutter medlemmer til utvalget. Kandidater kan nomineres eller selv melde sin interesse til styrets ledelse. Leder av utvalget kan i samråd med øvrige medlemmer i utvalget, samt ved styrets kontaktperson, vurdere å ta inn nye medlemmer i utvalget etter behov.

Oppgaver

  • Foreslå SSK stevner til terminliste for Rogaland Svømmekrets, herunder vurdere dette ift. totalbelastning ift. tilgjengelig kapasitet.
  • Utarbeide prosedyrer/instrukser for gjennomføring av stevner slik at utvalgets erfaringer videreføres.
  • Lage invitasjon til stevner.
  • Sikre at invitasjon godkjennes av styret før utsendelse til kretsen.
  • Planlegge og gjennomføre stevner.
  • Utnevne stevneleder.
    • Normalt utnevnt blant stevneutvalgets medlemmer.
    • Eksterne kan i enkelte tilfeller hentes inn.
  • Evaluerer stevner samt sikre implementering av forbedringer.
  • Besvare epost sendt til stevneutvalgets epostadresse: stevneutvalget@stavangersvommeklubb.no

Budsjett

Stevneutvalgets leder utarbeider en så god som mulig oversikt over kostnader i god tid før stevnet i samarbeid med utvalgets medlemmer som sendes til daglig leder for godkjennelse. Eksempelvis kan utvalget foreslå aktiviteter/premiering/events som utvalget mener kan vurderes inn mot et enkelt stevne. I den grad dette medfører kostnader, vil utvalget sende et overslag til daglig leder for godkjennelse. Stevneutvalget har ikke et budsjettansvar. For å presisere; stevneutvalget skal ikke ha et ansvar for halleie, dommerkostnader, reisekostnader o.l.

Stevneinvitasjon

Stevneutvalget har ansvaret for å utarbeide invitasjon til stevne og i samråd med sportsjef, lage et forslag til øvelsesoppsett. Stevneutvalget lager et forslag til premiering som sendes til daglig leder for godkjennelse. Stevneutvalget skal sikre at eventuelle sponsorer blir eksponert i innbydelsen i henhold til ønske fra sponsor- og markedsutvalg.

Stevneutvalget utnevner stevneleder(e) som har det overordnede ansvaret for gjennomføring av stevne. Stevneleder vil sammen med diverse utvalg stå for den praktiske gjennomføringen av stevnet. Nedenfor er satt opp en oversikt over hvem som er ansvarlig for ulike aktiviteter/oppgaver.

Stevneleder(e) har ansvar for følgende oppgaver:

  • Leie basseng og eventuelle tilleggsrom for dommere/kantine/etc.
  • Kommunisere med halldriften ift. ønsket temperatur i bassenget.
  • Sikre god beredskap i svømmehallen (utnevne medisinsk ansvarlig, førstehjelpsskrin, hjertestarter etc.).
  • Kopiere heat-lister/ program for klubber, publikum, dommere og tidtakere (overdommer/starter får friske lister fra tidtakersjef kontinuerlig).
  • Gjennomføre lagledermøte.
  • For mesterskapsstevner som f.eks. NM/LÅMØ/ÅM/UM
    • Bestille hotell/ ekstra tribuner
    • Bemanning av stevnekontor

Oppgaver flyttet ut i ulike utvalg:

  • Rigging/tidtaker/rydding/etc. – ansvar dugnadsutvalget/FAU.
  • Organisering av parkering – ansvar dugnadsutvalget.
  • Bestille ekstra bord/stoler utover grunn-utrustningen – ansvar daglig leder.
  • Kantine/matlaging/innkjøp/etc. – ansvar FAU.
  • Utbetaling til dommere – ansvar daglig leder.
  • Innkjøp av utstyr (kopiark til kopiering, stiftemaskin, tape, penner, etc. – ansvar daglig leder.
  • Utdeling av premier – ansvar dugnadsutvalget.
  • Speaker og ordonnans – ansvar dugnadsutvalget.
  • Fotografering – ansvar dugnadsutvalget.
  • Legge ut informasjon på Facebook/Instagram – ansvar dugnadsutvalget.
  • Pressekontakt – ansvar daglig leder/ styret (kun ved større stevner som f.eks NM).